Správnost, úplnost a průkaznost informací

Informační systém úspěšně obstál v externím auditu. Od svého vzniku je kompletní po stránce vedení vlastního jednoduchého účetnictví/daňové evidence. Řeší komplexně vedení evidenčních záznamů v rozsahu i formě odpovídající znění příslušných legislativních předpisů. Umožňuje vedení všech povinných a doporučených účetních/evidenčních knih. Obsahuje údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně a údaje o majetku a závazcích. Umožňuje vystavení daňových přiznání k dani z příjmů, k dani z přidané hodnoty a k dani silniční. Všechny výkazy a rozbory jsou dokumentovány až do úrovně jednotlivých zápisů do evidenčních knih. Tento atribut vedení daňové evidence prostředky výpočetní techniky je významný jak z hlediska informovanosti uživatele, tak z hlediska průkaznosti hospodaření daňového poplatníka vzhledem ke kontrolním orgánům.

Obrázek č. 1: Přiznání k dani z příjmů fyzických osob (část)

Jednoduchá obsluha bez hlubší znalosti účetnictví

Při neautomatizovaném vedení daňové evidence by bylo nezbytné osvojit si řadu znalostí, např. zatřídění příjmů a výdajů do správných kategorií, způsob výpočtu odpisování dlouhodobého hmotného majetku, postup provedení měsíčního vyúčtování mezd apod.

Obrázek č. 2: Záznam peněžního deníku

Obrázek č. 3: Inventární karta dlouhodobého majetku včetně odpisů

Obrázek č. 4: Měsíční vyúčtování časové mzdy

Program PC-JUC/DEV byl vytvořen s maximálním důrazem na to, že vedení účetnictví je sice důležitá činnost, ale pro podnikající osobu není prioritní. Z hlediska uživatele je veškerá obsluha systému zúžena na zaznamenávání základních informací do jednotlivých účetních/evidenčních knih a na vyhodnocování informací pouhým spuštěním příslušného programu. Při záznamu dat je uživatel veden a podporován kontextovými nápovědami, možností vyplňovat údaje výběrem z nabídky, logickým pořadím sběru dat a důslednou unifikací práce s účetními/evidenčními knihami. Při vyhodnocování dat napomáhá uživateli logické uspořádání funkcí. Spuštěný program si většinou vyžádá pouze zadání období, za které má vyhodnocení provést.

Názor autorů:

Pro správné operativní rozhodnutí, týkající se podnikatelských aktivit, např. investičních záměrů, je třeba mít správné, úplné a rychle a lehce dostupné informace. Účetnictví je nenahraditelným zdrojem informací o vlastní podnikatelské činnosti. Z hlediska řízení firmy je optimální, pokud ho osoba samostatně výdělečně činná, která je současně i manažerem své firmy, vede interně, tzn. buď osobně nebo prostřednictvím blízké pověřené osoby či zaměstnance. Využití služeb profesionální účetní firmy má své výhody, je však spojeno s uspořádáváním dokladů, opatřováním je poznámkami, vzájemným předáváním písemností na smluvených místech a ve smluvených termínech, s oboustranným vysvětlováním detailů apod.

Alternativní vyhodnocování v rámci platných předpisů

Předmět podnikání je pro většinu samostatně výdělečně činných osob důležitou formou seberealizace, ale pragmatickým cílem podnikání zůstává (řečeno účetní terminologií) "dosažení, zajištění a udržení příjmů".

Systém poskytuje jak základní účetní informace (o stavu pokladny a běžných účtů, o příjmech a výdajích, o pohledávkách a závazcích), tak složitější rozbory z různých hledisek. Např. variabilní zpracování daňového přiznání k dani z příjmů podle toho, zda jsou výdaje uplatněné v prokazatelné výši nebo procentem z příjmů, variabilní vyhodnocení nákladů spojených s provozem soukromého vozidla v závislosti na tom, jsou-li výdaje na pohonné hmoty uplatněny v prokazatelné či v průměrné výši, stanovení minimálního zákonného podílu na spolupráci s ohledem na dosaženou výši zdanitelných příjmů a daňově uznatelných výdajů, návrh základní mzdy zaměstnance, tak aby byla dosažena požadovaná čistá mzda apod. Systém je v oblasti rozborových činností velmi komfortní.

Obrázek č. 5: Programová nabídka přiznání k dani z příjmů

Automatizované vystavování výkazů

Program umožňuje vystavení a tisk všech běžných výkazů, které jsou osoby samostatně výdělečně činné nebo zaměstnavatelé povinni odevzdávat státním institucím. Systém je samopopisný. Přehled výkazů spolu s lokalizací příslušné funkce v programové nabídce udává informativní tabulka, která je součástí modulu SLUŽBY. Vystavení výkazů probíhá v systému s maximálním využitím záznamů účetních/evidenčních knih, firemních údajů a sazebníků. Např. při stanovení odvodů z mezd jsou automaticky generovány měsíční výkazy zaměstnavatele pro správu sociálního zabezpečení a pro jednotlivé zdravotní pojišťovny, při stanovení daně z příjmů jsou automaticky generovány roční přehledy OSVČ pro tyto instituce.

Obrázek č. 6: Měsíční výkaz zaměstnavatele pro správu sociálního zabezpečení

Aparát na vystavování dokladů

Ke komunikaci s peněžními ústavy slouží podnikateli různé typy příkazů k úhradě (jednotlivé, hromadné, trvalé), které mohou být buď vytištěny nebo exportovány do systému na elektronický přenos dat, do tzv. homebankingu. Systém umožňuje vystavovat příjmové a výdajové pokladní doklady, objednávky, dodací listy, faktury pro plátce DPH a jednoduché faktury pro neplátce DPH.

Obrázek č. 7: Hromadný příkaz k úhradě

Vystavení dokladů se děje s maximální podporou ze strany účetních/evidenčních knih, firemních údajů a sazebníků. Např. při stanovení odvodů z mezd je automaticky sestaven hromadný příkaz k úhradě všech závazků plynoucích z měsíčních vyúčtování mezd. Při stanovení daně z příjmů mohou být automaticky vystaveny jak jednotlivé příkazy k úhradě dlužných částek daně z příjmů a zdravotního a sociálního pojistného, tak trvalé příkazy k úhradě záloh na daň z příjmů a záloh na zdravotní a sociální pojistné. Vazba mezi účetními/evidenčními knihami a doklady je zabezpečena i v opačném směru: Účetní/evidenční knihy jsou vystavením dokladů volitelně aktualizovány. Např. při vystavení faktury mohou být provedeny záznamy do knihy pohledávek, při vystavení pokladních dokladů mohou být provedeny záznamy do peněžního deníku.

Průběžná aktualizace systému

Veškeré parametry výpočtů jsou před distribucí systému nastaveny na legislativně platné hodnoty, ale je umožněna jejich aktualizace uživatelem. Sazebníky jsou koncipovány tak, že systém je zcela přizpůsobivý vůči pravidelným ročním změnám a současně schopný poskytnout libovolná zpětná vyhodnocení. Ti, kteří se dobře orientují v problematice, mohou provádět aktualizaci sazebníků sami.

Účastníci placené roční podpory však mají garantovanou průběžnou automatickou aktualizaci celého systému (tzn. nejen dat, ale i programů) v souladu s vývojem účetních, daňových a mzdových předpisů. Legislativní změny nemusí vůbec sledovat, ale přesto jsou jim pro úplnost tlumočeny prostřednictvím bulletinů pro uživatele. V modulu DOKUMENTACE je trvale aktualizován výčet a citace vybraných právních předpisů, které mají úzkou vazbu na problematiku mezd, daní a pojistného.

Potřebné transakce s jejich databází daňové evidence proběhnou samovolně při prvním spuštění nové verze programu.

Trvalé zvyšování užitné hodnoty

Ačkoli je systém od svého vzniku kompletní po stránce vedení jednoduchého účetnictví/daňové evidence, je trvale rozšiřován a zahrnuje stále více agend spojených s podnikatelskou činností. Všechny náměty uživatelů jsou evidovány. Jsou-li požadavky na funkční rozšíření programu oprávněné, realizují se v co nejkratší době, obvykle do příští distribuce upgrade, tj. do tří měsíců. Preferována jsou rozšíření programu, která mají obecný charakter a lze předpokládat jejich využití širším okruhem klientely. Na pokrytí svých nových požadavků nemusí uživatel zpravidla pořizovat nový speciální software.

Relativní časová nenáročnost

Program PC-JUC/DEV je mimořádně nenáročný na objem zpracovávaných dat. Záložní kopie celé jeho databáze se po dobu několika let vejde na jednu disketu. S nevelkým objemem dat přímo souvisí i malé nároky na čas potřebný k jejich založení. V průběhu daňového období (po osvojení si práce se systémem) zcela postačí věnovat se daňové evidenci jedenkrát měsíčně (např. o víkendu) a to ještě spíš proto, že je třeba založit do pořadačů nashromážděné paragony, faktury a bankovní výpisy z účtů. Zaúčtování pohybů peněžních prostředků nebo měsíční vyúčtování mezd je řádově otázkou minut, stejně tak vystavení příkazů k úhradě.

Vyhodnocení i nejnáročnějších rozborů i na osobních počítačích starší generace trvá pouze desítky sekund. Celková časová náročnost vyhodnocování dat je však samozřejmě úměrná nárokům na informovanost. Doba nezbytná na provedení závěrečných úprav a vystavení daňového přiznání a všech výkazů s ním spojených závisí na pečlivosti s jakou byla daňová evidence průběžně vedena. I v případě rozsáhlých závěrečných korekcí je nesrovnatelně menší než při neautomatizovaném vedení daňové evidence.

Obrázky